چگونه نامه‌های الکترونیکی خودکار ارسال کنیم؟

سایت بدون -نامه‌های الکترونیکی را باید یکی از ارکان اصلی ساختار ارتباطی مدرن دانست که نقشی مهم در ارتباطات تجاری و اداری ایفا می‌کند. با این وجود یکی از مشکلاتی که در این زمینه وجود دارد، زمان ارسال این نامه‌هاست. در بسیاری از موارد اگر این نامه‌ها را زودتر یا دیرتر از زمان خاصی ارسال کنید، اثربخشی خود را از دست خواهند داد و این یعنی باید دائما حواستان به زمان ارسال نامه‌های الکترونیکی باشد. این امر ممکن است به فراموش کردن ارسال یک نامه الکترونیکی و مواردی از این دست منتهی شود. چگونه می‌توانیم ارسال یک نامه الکترونیکی را از پیش زمان‌بندی کنیم تا در موعد مدنظر به‌صورت خودکار برای مخاطب یا مخاطبان ارسال شود؟
برای این کار ابتدا باید نرم‌افزار مدیریت نامه‌های الکترونیکی مایکروسافت یعنی آوت لوک را روی سیستم خود نصب و اجرا کنید. پس از اتمام نصب این برنامه باید در آن به آدرس نامه الکترونیکی خود لاگین کنید. در ادامه این مراحل را برای زمان‌بندی ارسال خودکار نامه الکترونیکی دنبال کنید:
   نامه الکترونیکی خود را مطابق معمول آماده کرده و پس از وارد کردن نام مخاطب یا مخاطبان و متن اصلی نامه الکترونیکی به جای کلیک روی گزینه ارسال از طریق منوی بالای صفحه از سمت چپ گزینه Options را انتخاب کنید.
  در زیر گروه مربوط به Options می‌توانید گزینه Delay Delivery را برگزینید.
  در این مرحله یک پنجره برای شما باز می‌شود و در این پنجره در بخش Delivery Options، تیک مقابل گزینه Do not deliver before را فعال کنید. در کادر مقابل این کلمه می‌توانید تاریخ و ساعت ارسال این نامه الکترونیکی را تنظیم کنید.
به این ترتیب نامه یاد شده می‌تواند در زمان مقرر از سوی شما ارسال شود. این کار برای ارسال نامه الکترونیکی به دیگر کشورها که محدوده زمانی متفاوتی دارند، بسیار مناسب است و به همین دلیل نیز می‌توان گفت این نرم‌افزار از نظر اداری می‌تواند برای بسیاری مناسب باشد. 
نکته: ارسال به موقع یک نامه الکترونیکی به این معنی نیست که مخاطب شما آن را به موقع دریافت خواهد کرد. در برخی موارد ممکن است شما نامه الکترونیکی خود را به موقع ارسال کنید، ولی این نامه در داخل شبکه برای مدت زمانی به‌صورت سرگردان باقی بماند و در نهایت در زمان دیگری به مخاطب یا مخاطبان برسد. 

نویسنده : احمد محمدحسینی