قانون پارکینسون چیست و چگونه می توان زمان را مدیریت کرد؟

چرا وقتی برای انجام کاری یک ساعته، سه ساعت، وقت داریم انجام آن سه ساعت طول می‌کشد؟

چرا وقتی انجام پروژه‌ای را یک ساله تعریف می‌کنیم، در یک سال انجام می‌شود و اگر همان را هشت ماه تعیین کنیم در هشت ماه انجام می‌شود؟

پاسخ همه این سوالات در “قانون پارکینسون” نهفته است.

بر اساس قانون پارکینسون در مدیریت :
“ذهن، کار را به مدت زمانی که به آن اختصاص داده شده کش می‌دهد”

در واقع می‌توان این‌گونه بیان کرد، براساس قانون پارکینسون:

وقت بیشتر = اتلاف وقت بیشتر
کارمند بیشتر = بیکاری بیشتر
دخل بیشتر = خرج بیشتر

لذا به‌عنوان مدیر، مهم است بتوانیم بر قانون پارکینسون غلبه کنیم و مهم‌ترین تکنیک برای غلبه بر آن:

تعیین مهلت زمانی و ضرب‌الاجل معقول و پایبندی به انجام کارها در زمان تعیین شده‌است.

اگر کاری به کارمند یا گروه‌های کاری سپرده می‌شود حتما باید مهلت معقول انجام (براساس تجربه، امکانات و حجم
کار) کاملا مشخص باشد و به‌طور شفاف به فرد یا گروه اعلام شود تا از اتلاف زمان، انرژی و هزینه جلوگیری گردد.

تاریخچه قانون پارکینسون تاریخچه قانون پارکینسون

قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و مضمون آن این است که «هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد.»

نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل نورث‌کوت پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای طنزآمیز در اکونومیست به این قانون اشاره کرده‌است.

این قانون زمینهٔ گسترش بی‌رویه بوروکراسی را بیان می‌کند. از دید این «قانون» هر کار تا زمانی که برای آن تعیین شده طول می‌کشد و این مدت ارتباط چندانی با میزان و ماهیت کار ندارد.

این نحوه عمل در سازمانها رخ می‌دهد و بوروکراسی‌ها بدون گسترش اهدافشان، خود گسترش می‌یابند.

پارکینسون «تمایل مدیران به داشتن مرئوسان بیشتر» را انگیزه گسترش بوروکراسی‌ها می‌داند که در نتیجه موجب افزایش کارکنان وایجاد وظایف تکراری می‌شود.

پارکینسون خود کارمند دولت بریتانیا بود. در آن زمان، بوروکراسی زاده فرهنگ مردم و در ادارات بریتانیا بسیار رایج بود. اعتقاد جامعه و مردم بر این بود که سخت کار کردن، بهتر از سریع و هوشمندانه کار کردن است.

از این روی، سابقه کاری و تجربیات پارکینسون برای اظهار نظری این چنین، کاملاً مناسب به نظر می‌رسید و وی شخصی کار آزموده در این حوزه تلقی می‌شد.

چگونه از اصل پارکینسون تحولی در زندگی ایجاد کنیم؟!

بگذارید نگاهی بیندازیم به راه‌هایی که می‌توانیم این اصل (قانون پارکینسون) را در زندگی خود بکار ببریم:

نگاهی به لیست کارهای روزمره خود بکنیم: چه برای خود کار می‌کنیم و چه در جایی مشغول به کار هستیم، از آنجایی که عادت داریم خود را در تمام روز مشغول کنیم و یا مشغول “نشان” بدهیم، واقع‌بینانه تاکنون چقدر از کارها را برای خود “کش” داده‌ایم! با اصلاح این زمان‌ها از وقت‌های اضافی خود بهره بیشتری خواهیم برد.
با اجرای استراتژی های زیر می‌توانید از قانون پارکینسون برای بهبود بهره‌وری شخصی و مهارت‌های مدیریت زمان خود استفاده کنید:

ضرب‌الاجل‌های واضح و واقعی تعیین کنید:  ضرب‌الاجل‌هایی را تعیین کنید که چالش برانگیز اما قابل دستیابی هستند و به آن‌ها پایبند باشید. این کار به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را اولویت بندی کنید و از به تعویق انداختن آن جلوگیری کنید.

عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید: عوامل حواس پرتی را حذف کنید و یک محیط کاری متمرکز ایجاد کنید تا بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید.

تمرکز بر کارهای ضروری: مهمترین کارهایی را که باید انجام شوند شناسایی کنید و آن‌ها را اولویت بندی کنید. این کار به شما کمک می کند تا از اتلاف وقت برای کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید و از قانون پارکینسون بهتر استفاده کنید.

از تکنیک پومودورو (Pomodoro technique) استفاده کنید: کار خود را به فواصل کوتاهتر ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین آن یک استراحت پنج دقیقه‌ای بگذارید. این امر می‌تواند به شما در حفظ تمرکز و جلوگیری از فرسودگی کمک کند.

اجتناب از انجام چند کارموازی: تمرکز روی یک کار در یک زمان می تواند سازنده‌تر از تلاش برای انجام چندین کار به طور همزمان باشد.

وظایف را محول کنید: اگر کار زیادی دارید، بخشی از آن را به دیگران محول کنید تا بار کاری شما کاهش یابد.

زمانی را که صرف کارها می‌کنید محدود کنید (Time Box): برای هر کار یک تایمر تنظیم کنید و تلاش کنید تا آن را در آن محدوده زمانی کامل کنید.

با استفاده از قانون پارکینسون و اجرای این استراتژی‌ها می‌توانید بهره‌وری بیشتری داشته باشید، زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید و به اهداف خود برسید.